Dostęp do komputerów dla stażystów i praktykantów – czy muszą posiadać upoważnienia?

Zgodnie z ustawą, dane mogą przetwarzać jedynie osoby posiadające imienne upoważnienie .

Ustawa o ochronie danych osobowych, nie zajmuje się tym, czy osoba przetwarzająca dane jest pracownikiem etatowym, stażystą, czy też pracownikiem świadczącym dla nas usługi w ramach innej umowy. Ustawa mówi, że osoba ta musi posiadać upoważnienie, a rozporządzenie precyzuje, że należy również nadawać uprawnienia w systemie informatycznym (oczywiście tylko w wypadku gdy osoba przetwarzająca dane z niego korzysta).

Wiadomo, że ze stażystami sprawa nie jest taka prosta. Najczęstsze problemy:

  • Stażysta nie jest naszym pracownikiem. Jak pisałem powyżej, nie ma to znaczenia – musi posiadać analogiczne uprawnienia jak „zwykli” pracownicy.
  • Stażysta nie ponosi pełnej odpowiedzialności. Problem leży nie w tym, czy należy dla niego stworzyć identyfikator w systemie, ale czy w ogóle dopuścić go do pracy w systemie. Jeżeli Zarząd podejmuje decyzję, że stażyści mogą pracować w systemie, to bezwzględnie należy dla nich utworzyć konta użytkowników.

Zagadnienia związane z zatrudnianiem stażystów, praktykantów i innych osób, które nie są naszymi etatowymi pracownikami, bardzo często sprawiają dużo problemu Administratorom. Uważam, że rozwiązanie jest tu tylko jedno – nie należy dla tych osób stwarzać wyjątków, traktujemy ich tak jakby byli naszymi pracownikami.

Oczywiście w wypadku dużej rotacji pracowników, konieczność ciągłego tworzenia kont w systemie może się spotkać z pewnym oporem ze strony administratorów systemów. Można pomyśleć o zatrudnieniu dodatkowych administratorów, zakupie oprogramowania ułatwiającego tworzenie kont, ale nie wolno zrezygnować z tworzenia osobnego konta dla każdej osoby mającej dostęp do systemu.